Tenir et relier les registres des actes administratifs

Les administrations territoriales, communes, départements et régions ainsi que les communautés de communes et syndicats s’administrent librement par des conseils élus. Elles produisent différents actes pour gérer les compétences placées sous leur responsabilité (Code général des collectivités territoriales, articles L. 1111-1 et L. 1111-2).

 (jpg - 3046 Ko)

Registre de délibérations de Bouliac. 1837-1862.

Quelles institutions sont concernées ?

  • Les communes,
  • Les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI),
  • Les syndicats mixtes visés par l’article L.5711-1 du Code général des collectivités territoriales.
Remarque : les centres communaux d’action sociale (CCAS) ne sont pas dans le champ d’application du décret. Il est conseillé néanmoins de suivre les mêmes règles de tenue des registres pour les actes de délibérations et d’arrêtés.

... et pour quels actes ?

Les registres des actes administratifs (consulter les définitions d'actes) doivent contenir uniquement des documents originaux.

Il s’agit :

  • des délibérations signées du maire ou du président et des élus présents,
  • des décisions (actes non systématiquement tenus),
  • des arrêtés du maire ou du président,
  • des actes de publication ou de notification,
  • des procès-verbaux signés des élus présents.

Les registres des actes administratifs ne doivent pas contenir :

  • les documents préparatoires au conseil (convocation, ordre du jour, feuilles d’émargement, rapports, etc.),
  • les pièces annexes aux séances (contrat, convention, plan, règlement, tarifs, etc.) dont les originaux sont à conserver indéfiniment dans les dossiers du conseil municipal (instruction DAF/DPACI/RES/2009/018, numéro d’ordre 1.1.2, p. 29),
  • les documents (extraits de délibérations, actes et pièces annexes) revenus du contrôle de légalité. Ces pièces sont à conserver 10 ans avant élimination (instruction DAF/DPACI/RES/2009/018, numéro d’ordre 2.3, p. 31). La collectivité peut conserver ces actes imprimés sur papier non permanent avec une reliure moins onéreuse (spirale, dos carré, serrage…).

A retenir - Les arrêtés temporaires de voirie, de circulation et d’occupation temporaire du domaine public sont éliminables après un délai réglementaire de 5 ans sur obtention du visa des Archives départementales (Cf. instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 p. 30). Ils ne sont donc pas à relier au moyen d’une reliure de conservation. Dans le cas où tous les arrêtés (définitifs et temporaires) ont été reliés ensemble, la conservation des arrêtés temporaires s’impose.

 Attention, la procédure ici décrite ne concerne pas les actes dématérialisés.


Tenir et relier les actes administratifs : comment faire ?

Conserver et communiquer les actes administratifs : quelles pratiques adopter ?

Dans l'attente de la reliure

Compte tenu du fait que la reliure des actes administratifs ne sera effective qu’une fois par an, ou tous les cinq ans pour les plus petites communes (moins de 1 000 habitants), il est recommandé de prendre certaines précautions pour que les feuillets à relier ne s’altèrent pas ou ne s’égarent pas en attendant leur envoi chez le prestataire :

  • les actes administratifs destinés à la reliure ne doivent jamais être consultés tant que les feuillets sont volants ; en cas de besoin de copie, il faut recourir à la collection des actes administratifs revenus du contrôle de légalité,
  • les actes à relier doivent être conservés dans leur ordre chronologique (tels qu’ils seront dans les registres), dans des chemises cartonnées non colorées et conditionnées dans des boîtes d’archives et des sous-chemises ou des classeurs adaptés, le tout stocké à plat pour éviter toute déformation du papier,
  • les différents registres doivent être identifiés clairement sur les tranches des boîtes. Exemple : Boîte 1 : registre de délibérations et décisions : séances du xx/xx/xxxx, xx/xx/xxxxx, (folio 1-99) ; Boîte 2 : registre de délibérations et décisions : séances du xx/xx/xxxx (folio 100-198); Boîte 3 : registre d’arrêtés, arrêté 2011/x à 2011/xxx (folio 1-147)

Une attention toute particulière doit être portée aux conditions de conservation des feuillets à relier. Il est préconisé de :

  • bien distinguer les différentes collections d’actes administratifs, à savoir celle constituée en vue d’être reliée et celle destinée au contrôle de légalité,
  • ne pas les ranger dans des pochettes plastiques,
  • ne pas utiliser d’élastiques ni de trombones ni d’agrafes, qui endommagent rapidement le papier et gêneront les opérations de préparation des travaux de reliure,
  • ne pas perforer les feuilles.
Lieux de conservation

Il est rappelé que les registres, comme tout document d’archives, doivent être conservés dans un environnement climatique stable (température et humidité relative) et sécurisé.

Les collections des actes doivent être regroupées dans un endroit unique afin d’assurer et surveiller la complétude de la collection. Il est toutefois conseillé de conserver les registres plus anciens, peu consultés, dans un local archives approprié en veillant à les conditionner en boîtes adaptées.

Dépôt réglementaire - Conformément au Code du Patrimoine (article L212-11 modifié par la loi n°2016-925 du 7 juillet 2016 - article 61), pour les communes de moins de 2 000 habitants, les registres et archives définitives de plus de cinquante ans doivent être déposées dans un service d’archives publiques (service du groupement de communes de rattachement, service d’une commune membre, ou Archives départementales). Par dérogation, après déclaration auprès du Préfet et accord de l’administration des archives, la collectivité peut conserver ses archives.

La restauration

L’administration a la responsabilité d’assurer la pérennité de ses archives, notamment des registres des actes administratifs. Pour les registres présentant des détériorations, des travaux de restauration sont à programmer. Ils doivent être réalisés par des professionnels de la restauration et de la reliure sur les conseils et sous le contrôle des Archives départementales.

Les principales altérations constatées sur les registres des actes administratifs sont :

  • une reliure cassée entièrement ou partiellement,
  • une couvrure (dos, plat) abîmée ou lacunaire,
  • des feuillets détachés, avec risque important de pertes,
  • des feuillets abîmés ou déchirés.

Des aides départementales peuvent être accordées aux collectivités sous certaines conditions.

Communication

La consultation des registres des actes administratifs, comme toute autre archive publique, est soumise à des règles de communicabilité. Leur respect garantit la sécurité et la pérennité des registres. Par conséquent,

  • la consultation doit se faire dans les locaux administratifs, sous la surveillance du personnel administratif,
  • les registres des actes administratifs ne peuvent sortir des locaux administratifs, y compris sur demande du personnel administratif ou d’élus,
  • tout emprunt au sein même des locaux, par un service ou le personnel, est autorisé sous la réserve de l’avoir préalablement inscrit sur un document spécifique (registre des prêts, cahier de consultation). L’identification du registre emprunté, le nom de l’emprunteur et la date d’emprunt seront précisés afin de pouvoir suivre le prêt,
  • les photocopies de registres sont interdites, du fait du risque important d’altération de la reliure. Elles seront réalisées sur la collection des actes administratifs revenus du contrôle de légalité ou la version électronique disponible sur l’application métier.

Textes de référence