Présentation des tables

Conseils pour la tenue des tables

L’élaboration des tables peut devenir une tâche fastidieuse, et vite délaissée, si la rédaction est faite au dernier moment. Afin d’en faciliter la rédaction et alléger la tenue, quelques bonnes pratiques sont à suivre :

  • constituer les tables au fur et à mesure de la production des actes,
  • tenir toutes les tables par registre sur un tableur afin de pouvoir faire des tris,
  • imprimer les tables à la clôture du registre et avant de faire la reliure,
  • imprimer sur papier permanent (comme pour les autres actes),
  • ne pas oublier de prévoir une marge suffisante pour permettre la reliure,
  • porter une attention particulière aux actes qui peuvent relever de plusieurs thématiques et qui méritent plusieurs indexations. 

Bien que cela ne soit pas obligatoire, il est également conseillé de :

  • mentionner les décisions prises par le maire ou les élus par délégation,
  • créer, pour les registres du personnel, une table alphabétique en plus de la table chronologique.
À retenir - Pour les communes de moins de 1 000 habitants qui relient leurs registres tous les cinq ans et sur plusieurs volumes, des tables annuelles chronologique et thématique devront être insérées dans chaque volume ainsi que des tables générales chronologique et thématique à la fin du dernier registre regroupant les cinq années.

Exemple de table chronologique

Il s’agit de l’inscription des actes suivant l’ordre chronologique et numérique.

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Exemple de table thématique

Il s’agit d’indexer les délibérations en leur attribuant un ou plusieurs mots-matières de la nomenclature de classification des actes. Le décret préconise d’y intégrer également les décisions.

À retenir - Par circulaire en date du 3 octobre 2019, la Préfecture de la Gironde rappelle l’obligation d’utiliser la nomenclature à 3 niveaux (annexe 4) intégrée à l’application @CTES.

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