Présentation des registres

La collectivité doit constituer au minimum deux collections de registres :

une collection de registres des délibérations et des décisions qui centralisent tous les actes votés en assemblée et ceux pris entre deux assemblées délibérantes. En fonction de leur nombre, les décisions peuvent être reliées à part pour constituer une collection de registres de décisions,
une collection de registres des arrêtés et des actes de publications ou de notification. Il est recommandé de regrouper dans une collection distincte les arrêtés du personnel, compte tenu du délai de communicabilité de 50 ans qui s’impose, sauf pour la personne concernée par l’acte.

Lorsque le nombre annuel des actes est peu important, en particulier pour les petites communes, il est possible de regrouper les 4 types d’actes dans un registre unique, intitulé « Registre de la Mairie » (troisième alinéa de l’article R 2122-7 du Code général des collectivités territoriales).

Des administrations territoriales peuvent aussi choisir de relier les procès-verbaux des conseils municipaux dans un registre spécifique ou de les réunir avec les délibérations. Dans ce cas, il convient de suivre les mêmes règles de tenue et de reliure. La page de titre indiquera le contenu du registre (dates extrêmes des délibérations et des procès-verbaux).

Formalités de présentation

Chaque registre et feuillet est construit de la même façon :

1. Couvrure

Pièce de titre apposée sur le dos et/ou sur la première de couverture,
Informations à mentionner : nom de la commune, nature du registre, dates extrêmes (recommandées).

2. Page d’ouverture

Nom de la commune,
Nature du registre (délibérations, procès-verbaux, décision, arrêtés),
Dates extrêmes,
Nombre total de feuillets du registre.

3. Ordre

Ordre chronologique des actes au fur et à mesure de leur production,
Insertion des décisions par ordre de date à la fin de chaque séance.

4. Dans le coin supérieur droit recto (position obligatoire), le feuillet doit

être coté par l’autorité territoriale avec le millésime de l’année et la numérotation de la page (exemple : 2019/1, 2019/2). La numérotation peut se faire au moyen d’un tampon ou de façon manuscrite; la numérotation recto-verso est prohibée.
être paraphé par l’autorité territoriale. Cette opération peut être déléguée à un/des agents communal(ux). Le paraphe est fait par signature manuscrite si possible avec un stylo à encre neutre (mêmes caractéristiques techniques utilisées pour les registres de l'état civil).

5. Tables

Table chronologique,
Table thématique.

Ces tables doivent obligatoirement figurer au registre des délibérations et des décisions. Il est fortement recommandé de constituer également une table chronologique et alphabétique pour le registre des arrêtés.

6. Impression

Impression en recto-verso (recommandée pour alléger les coûts de reliures) ou en recto. Dans ce dernier cas, le verso sera barré d’un trait oblique pour matérialiser l’absence d’écriture sur la page.
Marge de 25 mm (minimum) à gauche du recto et à droite du verso (si on édite les actes en recto-verso).
Marge de 40 mm à gauche du recto et à droite du verso en cas de reliure en surjet (type de couture serrée réunissant deux parties bord à bord).

À retenir - Il est désormais prohibé de coller, scotcher ou agrafer des feuilles. L’usage d’un registre pré-imprimé est strictement interdit pour la collection historique.

Identification

Pour les feuillets où sont transcrites les délibérations, les mentions à insérer sont :

1. Dans le coin supérieur gauche recto ou en position centrée

Nom de la collectivité,
Nom du département (recommandé),
Type d’acte,
Objet de l’acte,
Numéro d’ordre de l’acte (ex : DCM année/n° pour Délibération du Conseil municipal),
Date de la séance.

2. Dans le coin supérieur droit recto

Numéro d’ordre du feuillet à deux éléments, millésime et numéro de la page en continu par registre (ex : 2019/xxx),
Paraphe.

3. Pour la séance (en préambule)

Date, lieu et heure de la séance,
Date de la convocation,
Liste des membres présents et représentés avec leur signature,
Noms du président de séance et du secrétaire de séance.

4. Pour chacune des délibérations

Mention de la tenue d’un débat contradictoire,
Décision prise avec résultat du vote,
Mention des noms des votants et sens de leur vote en cas de scrutin public,
Le recours au vote à scrutin public ou scrutin secret,
Si la séance s’est tenue à huis-clos,
Signatures de tous les membres présents à la séance (article L. 2121-23 du Code général des collectivités territoriales).

A noter : le retard ou l’absence de signatures n’entache pas d’illégalité la délibération (réponse du Ministère chargé des collectivités territoriales publiée au JO Sénat du 12/4/2012 – page 914).

5. En fin de chacune des séances

La mention « l’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à xxhxx »,
La liste des membres présents avec leur signature ou la mention de l’empêchement.

Pour les feuillets où sont transcrits les procès-verbaux, les mentions à insérer sont :

1. Dans le coin supérieur gauche recto ou en position centrée

Nom de la collectivité,
Nom du département (recommandé),
Type d’acte,
Numéro d’ordre de l’acte (ex : PV Année/n° pour Procès-verbal),
Date de la séance.

2. Dans le coin supérieur droit recto

Numéro d’ordre du feuillet à deux éléments, millésime et numéro de la page en continu par registre (ex : 2019/xxx),
Paraphe.

3. Pour la séance (en préambule)

Date, lieu et heure de la séance,
Date de la convocation,
Noms du président de séance et du secrétaire de séance,
Liste des membres présents et représentés avec leur signature.

4. Par délibération numérotée

Mention de la tenue d’un débat contradictoire,
Décision prise avec résultat du vote,
Mention des noms des votants et sens de leur vote en cas de scrutin public,
Le recours au vote à scrutin public ou scrutin secret,
Si la séance s’est tenue à huis-clos.

5. En fin de séance

Les éventuelles "questions diverses",
La mention suivante "l'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à xxhxx",
Signatures de tous les membres présents à la séance,
Liste des délibérations avec leur numéro d’ordre,Signatures de tous les membres présents à la séance (article L. 2121-23 du Code général des collectivités territoriales).