Conformément aux instructions en vigueur
Circulaire AD 65-29 du 16 décembre 1965 de la Direction des Archives de France : DONS et LEGS. On regroupera ici tous les dons et legs, quels que soient leurs bénéficiaires (commune, paroisse, hôpital, etc.). En tête, les dons et legs concernant plusieurs communes à la fois, avec des renvois dans les dossiers de toutes les communes intéressées ; puis ceux qui concernent une seule commune, par ordre alphabétique des communes. On fera les renvois nécessaires de O à V et X et réciproquement.
, la sous-série 4 O - DONS et LEGS regroupe l'ensemble des dossiers d'approbation de dons et legs conservés aux Archives de la Gironde pour la période 1800-1940.
L'ordre adopté est conforme à la pratique des bureaux de la préfecture de la Gironde :
- généralités ;
- dossiers collectifs concernant plusieurs communes ;
- dossiers concernant Bordeaux ;
- dossiers concernant les communes du département autres que Bordeaux.
Les généralités sont peu volumineuses. Elles constituent les articles 4 O 1 à 4 O 10, en grande partie composés par les notifications émanant des préfets des départements autres que la Gironde pour les dons et legs ayant leur origine dans leurs départements, mais destinés à des habitants de la Gironde.
Les dossiers collectifs, c'est-à-dire ceux concernant plusieurs communes (4 O 11 à 4 O 88), ont été classés par ordre chronologique. La première date donnée est celle de l'ouverture du dossier, généralement à la date du décès du donateur ; la seconde date indique l'année où le dossier a été clos.
Les dossiers concernant Bordeaux (4 O 89 à 230) sont très nombreux et occupent un volume quasi identique à ceux des autres communes du département. Cette importance des dossiers relatifs au chef-lieu du département ne doit pas nous étonner, car elle est due à la population considérable de la ville et à la richesse de cette population. Chaque dossier a été classé chronologiquement, la date là aussi retenue pour servir au classement étant celle de la clôture du dossier.
Quant aux dossiers concernant les communes du département autres que Bordeaux (4 O 231 à 4 O 363), ils ont été classés commune par commune, dans l'ordre chronologique de la date de clôture du dossier.
La sous-série 4 O se termine par deux articles (4 O 367 et 368) constitués par des dossiers concernant des legs intéressant des biens situés hors de Gironde attribués à des habitants du département, ou des legs intéressant des biens situés en Gironde attribués à des habitants d'autres départements.
Chaque dossier a été analysé de façon relativement fine et nous sont ainsi connus le nom du bénéficiaire, le but que se réserve le donateur et le montant du legs.
Ce Répertoire est complété par trois index :
a) Un index des noms des donateurs, chaque nom étant suivi des prénoms des donateurs et de la cote de l'article dans lequel est conservé le dossier. Les femmes mariées figurent à leur nom d'épouse, le nom de jeune fille étant indiqué à la suite. Mais nous avons cru devoir, dans le cas où le nom de femme mariée ne serait pas connu de l'utilisateur du présent Répertoire, inclure dans cet index, à leur place alphabétique, les noms de jeune fille, le nom d'épouse étant indiqué à la suite.
Dans quelques cas, très rares, le même nom se retrouve deux fois (ou trois) avec le même prénom. Il s'agit très souvent de personnes différentes. Mais, n'en étant parfois pas sûr, nous avons cru devoir les réunir sous une même rubrique, en donnant les cotes des articles dans lesquels sont conservés les dossiers ;
b) Un index des noms de jeune fille des femmes mariées, dont il est question ci-dessus ;
c) Un index des noms de lieux, dont le grand intérêt réside dans le fait qu'il réunit toutes les cotes concernant une même commune et que nous sont ainsi indiqués sous une même rubrique les dons et legs collectifs et les dons et legs classés par commune.
Il aurait été sans doute utile d'établir un index des destinataires des dons et legs et des intentions pour lesquelles ces dons et legs avaient été consentis. Nous y avons renoncé, d'abord parce qu'un tel index aurait demandé un travail considérable ; et surtout en raison de l'extrême complexité de l'opération. En effet, dans beaucoup de cas, les testateurs lèguent une certaine somme à consacrer à telle ou telle oeuvre pour laquelle ils ne disposent que d'un vocabulaire imprécis. Et parfois même ils ne savent pas quelle institution est concernée. Cette difficulté est surtout manifeste pour les institutions catholiques, les mêmes mots n'ayant pas le même sens avant et après la loi de séparation des Eglises et de l'Etat. Et de telles subtilités de vocabulaire échappent bien souvent aux donateurs. Il y a ainsi parfois confusion dans l'esprit de ceux-ci qui confondent la paroisse, la fabrique, le curé, chacun de ces trois mots étant pris l'un pour l'autre. Il sera toujours aisé à l'utilisateur de ce Répertoire de suppléer à cette lacune par la lecture même des analyses.